Le numérique occupe une place croissante dans notre façon de travailler. L’aire de la dématérialisation est alors en marche et la signature électronique est un outil qui permet d’y parvenir.
Nul doute que la crise du Covid-19 a entraîné une réflexion et une remise en cause importante de notre manière d’appréhender notre manière d’effectuer chaque tâche professionnelle. La volonté de ne plus avoir à se déplacer et de pouvoir tout faire, ou presque, à distance est devenue dans nombreuse d’entreprises un mode de vie. Nombreuses sont celles qui souhaitent pérenniser ce mode de travail.
D’ailleurs, à l’issue de la période de négociation contractuelle, la signature demeure un préalable obligatoire, visant à matérialiser l’engagement des parties. Le nombre de contrats à signer est alors non négligeable.
Non sans mal, il faut parvenir à mettre en place des outils adaptés. Il faut également pouvoir comprendre ces outils. En l’espèce, il est question d’appréhender les différents enjeux de la signature électronique mais aussi son régime.
Ainsi, vous aurez toutes les clés en main pour déterminer la nécessité de mettre en place, ou non, la signature électronique au sein de votre cabinet d’avocat ou de votre service juridique.
Clé 1 : Une volonté d’encadrer juridiquement la signature électronique
Comme de nombreux actes du quotidien et ce, sans même que l’on s’en aperçoive, la signature électronique est juridiquement encadrée.
Réglementation européenne
Le règlement européen eIDAS du 23 juillet 2014 impose une législation homogène au sein de l’Union européenne. Notamment, il reconnaît 3 niveaux de signatures :
- Simple : usage rapide et fluide, utilisée pour des documents avec une importance juridique et financière moindre
- Avancée : l’usage d’un certificat numérique est nécessaire
- Qualifiée : la présomption de fiabilité – celui qui la conteste doit apporter une preuve. De plus, elle ne peut se réaliser entièrement à distance
D’ailleurs, l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI) valide les éditeurs de signataires électroniques, pour permettre une sécurité accrue et un choix facilité dans le choix des éditeurs. Au niveau européen il s’agit du site webgate.ec.europa.eu qui saura quels éditeurs sont validés par l’ANSSI.
Réglementation nationale
En France, il faut se référer aux articles 1366 et 1367 du Code civil pour appréhender la réglementation. Le premier donne une place centrale à l’écrit électronique puisqu’en termes de preuve, il a la même force que le support papier. Ceci rassure d’autant plus les utilisateurs ou les futures utilisateurs de la signature électronique. En cas de litige, le support électronique fera foi.
L’article 1367 du même code rassure d’autant plus. En effet, la signature vient identifier son auteur. Tout comme une signature manuscrite, les signataires sont engagés contractuellement. Ils se doivent dès lors de respecter les obligations correspondant.
La présomption simple entoure la fiabilité de la signature, lorsque, tel que le précise le décret pris en Conseil d’Etat, la signature est qualifiée.
Clé 2 : Une volonté de promouvoir un gain de temps
Cet engouement pour la dématérialisation et donc notamment pour la signature électronique, réside principalement dans la volonté de gagner du temps.
L’emploi du temps des juristes d’entreprise est loin d’être allégé. S’il est désormais permis de générer automatiquement les contrats, la boucle sera bouclée uniquement si la signature électronique s’avère possible.
Il ne sera plus alors nécessaire de se déplacer pour signer d’innombrables contrats et patienter en espérant que le client sera toujours consentant quelques semaines post négociations contractuelles.
La signature électronique des contrats n’est aujourd’hui plus rare, elle affecte le secteur bancaire, des assurances mais aussi le secteur de l’immobilier.
Si le périple engendré par la crise du Covid-19 est périlleux, l’Etat a décidé par décret du 3 avril 2020 d’autoriser la signature des actes de vente à distance. On comprend alors cette volonté de braver les difficultés et permettre in fine un gain de temps.
L’ensemble des professionnels du droit sont donc impactés par cet outil qui permet une signature rapide. Le contrat peut aisément être envoyé par le biais d’un mail.
Clé 3 : Une volonté de supprimer le papier
Tel que déjà affirmé, le nombre de contrats signés entre une entreprise et ses différents fournisseurs ou clients s’avère conséquent.
Le temps à archiver et le temps à retrouver le moindre document s’avèrent être un calvaire.
Certaines entreprises décident d’embaucher des personnes spécialement pour pouvoir archiver les documents juridiques. Certaines entreprises cherchent même des stagiaires qui puissent effectuer ce travail (ingrat).
Il s’agit pourtant d’un long périple dont on ne se remet jamais entièrement.
Par ailleurs, les coûts liés aux impressions ne sont pas à négliger. In fine, notre planète s’en voit d’autant plus impactée. Financièrement et écologiquement, l’impression n’est pas
Aucune variable n’est à négliger.
En outre, c’est grâce à la signature électronique qu’il est possible de minimiser les besoins d’impression d’une entreprise. Il faut toutefois veiller à un stockage sur des bases sécurisées, telles que le cloud, une clé USB ou un disque dur externe.
Clé 4 : Une volonté de sécurité grâce à la signature électronique
Une signature électronique n’est pas une signature manuscrite numérisée. En réalité, ceci est plus compliqué.
En effet, une simple signature manuscrite numérisée n’est absolument pas sécurisée. Elle peut être modifiée et falsifiée aisément.
Tout d’abord, il faut avoir à l’esprit que pour être sécurisé, il faut s’assurer que l’émetteur du document soit identifié, que le destinataire le soit également et enfin, que le document n’est pas subi de modification. In fine et selon le règlement européen, “la fiabilité d’un procédé de signature électronique est présumé, jusqu’à preuve du contraire, lorsque ce procédé met en œuvre une signature électronique qualifiée”.
Pour ce faire, des techniques spécifiques sont mises en œuvre.
La signature est en fait cryptée. Autrement dit, les contractants sont chacuns munis d’une clé de cryptage, que seule l’autre partie peut décrypter. Plus précisément, l’une dispose d’une clé privée et l’autre d’une clé publique. Chaque clé privée est associée à une seule clé privée.
En pratique, un document juridique est donc codée avec une clé, publique ou privée, et ne peut-être décodée par son destinataire que par une clé publique ou privée correspondant.
